公文拟写的步骤与方法

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公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似,但是由于公文在性质、作用及其写作要求上不同,拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行。

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即公文的主题和发文的目的,包括以下几项内容:

1、文件的中心内容是什么?比如布置工作,提出主要抓哪些问题,主要成绩及存在问题,下一步的打算;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决什么问题等。

2、根据文件内容,准备采用什么文种?比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级机关来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是写一个带有规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如,是向上级领导机关汇报,还是向下级所属单位介绍和推广工作经验;是给领导干部、有关部门工作人员阅读,还是向全体干部或人民群众进行传达等。

4、明确发文的具体要求。例如,是要求对方机关了解,还是要求对方机关答复,是要求各收文机关贯彻执行,还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等。

总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有首先对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草文件。

二、收集有关材料,进行调查研究

发文的目的和主题明确以后,就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究,当然,这也要根据具体情况,并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如,拟写一个简短的命令、通知,写一封内容比较简单的公函,呈报一项请示等,一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比较复杂,或虽有领导人对问题处理的原则意见,但还没有形成具体有观点和材料,还要进行具体分析和归纳;或拟写篇幅较长的文件,拟定工作计划、进行工作总结,起草规章、条例,拟写工作指示和领导人讲话等,往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作,因为概念的形成过程,判断的形成过程,推理的过程,就是调查和研究的过程,就是思维的过程。人脑是能够反映客观世界的,但是要反映得正确很不容易。要经过反复的考察,才能反映得比较正确,比较接近客观实际。写出的文件要符合实际,也必须经过这样一个过程。

怎样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢?一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中收集活材料。例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指示精神,上级机关布置的任务,本部门去年的工作计划和工作总结,以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认真研究本部门今年面临的形势,今年的中心任务,上级要求;本部门当前的工作状况,存在的有利条件和不利因素,有什么潜力;研究针对实际情况应当提出哪些具体指标,需要采取什么保证措施等。再如,拟写一个全面的工作总结,需要查阅原订的工作计划,上级机关颁发的主要的领导性文件,这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件,有关的重要会议文件,本机关的大事记等;请本机关各个部门的同志开个座谈会,了解各部门的工作情况和工作体会,召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础上,分析研究主要进行哪几项工作,取得的主要成绩及其原因,工作中的主要经验教训等。

总之,收集材料和调查研究,是一个充分酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材,了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃,从感性认识上升到理性认识。

三、拟出提纲,安排结构

在收集材料调查研究的基础上,草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。

提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题、依次再写什么问题,主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。

拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改,使提纲益臻完善。由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草,拟写正文

结构安排好后,要按照提纲所列顺序,开宗明义,紧扣主题,拟写正文。写作中要注意两点。

1、要观点鲜明、用材得当。也就是说要用观点统帅材料,使材料为观点服务。运用材料要能说明问题,做到材料与观点一致。

行文当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可,或词不达意,似是而非。如果观点不明,令人不知所云,无所适从,或者容易产生误解,造成歧义,便会贻误工作和造成不应有的损失。

有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞,缺乏根据,不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清楚要说明什么问题,不了解发文的意图,特别是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件,需要既有观点,又有材料。观点和材料的关系,如同骨头和肉的关系一样,有骨有肉才显得丰满、生动、有力。例如,阐明某项方针、政策的指示和意见、往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、值得注意的倾向,指明怎样去做会有什么好处,指明不应当怎样做,做了容易产生什么后果,会有什么不利等。总之,要向对方晓以利害,使之深刻理解自己的意图的可行性和必要性,就有必要恰当地运用一些具体材料来说明一定的道理。再如,写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍,都要选用一定的典型事例和典型人物的材料,以达到交流情况,具体反映问题,或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的。这样写的文件,有理有据,才能使人感到生动真实,乐于信服。

我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的,使用材料时必须经过选择与剪裁,使材料能够说明观点,并具有典型性。也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫。选材要恰当,要为表达发文的意图服务。运用材料紧密围绕观点,这就是我们所说的用观点统帅材料。材料用得不当,不说明问题,就会出现材料与主题脱节的现象。这样的文件,会显得结构松散而杂乱,是缺乏说明力的。因此,不能说明问题的材料,宁可不用,不可滥用,材料堆砌、生搬硬套,都是要不得的。(4)

拟写文件要保持严肃性,要求用材料说明观点,用观点统帅材料,是说观点必要有实际材料加以说明,运用材料必须紧密结合观点;绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框,然后去拼凑材料,没有材料就去编造、移花接木、渲染拔高,用一些偶然性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图依据。这样来写文件,是违背实事求是的根本原则,是决不容许的,必须严加禁止。

还需要说明的是,拟写文件要有观点和材料,也并不是说任何文件都必须具有这两个方面。例如,一封介绍信、一个具体问题通知、一个简要的批复、一项法规、法令等,一般都不需要引用什么材料来阐明观点,而主要是说明具体意见、要求和规定,交代有关事项和做法等。

2、要文句简练、交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代问题清楚明了。如果为了说清楚问题,就写得啰嗦冗长,是不可取的;而为了简便省事,交代不清,使人莫名其妙,也是不符合要求的。正确的写法,应该是宜简则简,宜详则详,详略得当。叙述的文字力求简练;需交代的重点,如文中涉及的人名、地名、机关名称、或者使用规范化简称,简称必须是人所共知的,并且要注意不与其它机关发生重复和不至于误解,不得随意乱用简称。如将省委组织部、宣传部简作省组宣《会使人看不用代称沪、渝。县以下不为人们熟知的地名,前面应冠上所属的省名、地区名、县名等。某些事物的全称很长,可以使用已为人们所熟悉的省略叫法,如两个文明、实现四化等。不得随意创造使人难以理解的叫法。

文中引用的有关论述,应注明出处。引用其它文件时,应写明它的发文机关、发文日期、发文号或文件的全标题;引用的语句,应加引号标明。文中提及的人名,如果不为对方所熟悉,在第一次出现时,应当写明他的职务、身份和全名,以下可以简称。文中遇有特别生僻的词语,应加以注释。总之,不能认为自己清楚的事,对方也必然会了解。要从对方考虑别人读了这份文件是否清楚明确。

一般来说,拟写文件不仅要注意文具通顺、遵守文法规则、正确使用标点符号,还要注意是否交代清楚了什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见、对对方有什么要求等。为使文件的主题鲜明、眉目清楚,除了简短的文件外,一般均应开宗明义,首先交代全文的目的或结论,作为导语,然后再分几层意思说明,在全篇的结尾部分,还可以对全篇的要旨作一个适当的概括,并表明对收文机关的要求。例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达,什么时间开始执行,请示答复或仅是上报备案等。

五、反复检查,认真修改

初稿写出后,要认真进行修改。写文章,须要下功夫。自古以来,好文章都要经过反复修改的。写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能成熟。拟写文件时,自己起草以后,一定要反复阅读几遍,仔细地逐字逐句斟酌修改,连标点符号也不要放过。

1、关于主题的修改。看主题思想是否正确,主题的论述是否集中,主题挖掘得是否深刻。只有主题改好了,其他方面的修改才会有所依据。

2、关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确,表达有无问题。凡属思想感情不健康,看法不够全面,提法不够妥当,概念模糊,以及推理、论证不合逻辑的地方,都要进行修改。

3、关于材料的修改。材料是文件的基础,有了正确的观点,还要通过恰当的材料表现出来,如果文件只有观点而无材料,或者有了材料而不能说明观点,或者材料过多而湮没了观点,就要对材料进行适当的修改。

4、关于结构的修改。修改文件的结构,包括文件总体结构的修正,起承转合的调整,层次位置的改变,以及详略的更动等等。目的在于使文件更加严谨、畅达、匀称和完整。

5、关于语言的修改。主要是修改不通顺的字句,不规范的字以及标点符号,以达到语言准确、鲜明、精炼、生动的要求。

修改工作要做到认真仔细,必须有足够的耐心和精益求精的精神。通过修改,不仅可以提高文件质量,为审核、签发打好基础,也可从中提高写作能力。

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