浅谈现代公司合同管理的现状

随着我国加入wto，社会主义法治建设的逐步推进，公司依法经营决策问题必将更加突出。合同是公司从事经济活动中取得经济效益的桥梁和纽带，同时也可能会产生纠纷的根源。公司经营活动是风险与利益共存的活动，利益越大，风险也越大。在日常的经济交往中极易陷入不法分子设置的合同陷阱中，公司就可能因此蒙受巨大的经济损失。因此公司中的合同管理是一项极其重要内容，搞好合同管理，是维护公司合法权益的最基本的要求与行径之路。

市场经济是法治经济、契约经济，合同是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式，现代公司的经济往来中各方主体主要是通过合同形式去履行其权利义务的。合同管理已成为目前现代公司法律管理制度非常重要的内容之一，它必须是全过程的、系统性的、动态性的。我们不仅要重视合同的洽谈、草拟、签订、生效开始的管理，更要重视合同生效履约期间出现情况变化及时对合同的修改、变更、补充或中止和终止的管理活动①。能否实施有效管理把好合同关，是现化公司经营管理成败的一个重要因素。

为如何推进公司合同业务管理工作，不断的适应社会主义市场经济的发展要求和遵循法制制度的保障，谈谈几点看法。

现代公司合同管理中存在的主要问题

(一)合同管理的法制观念淡薄、法律意识与制度建设滞后

一是当今大多数企业公司从计划经济时期走过来的，不少公司领导和管理人员的思想意识与管理方式以及法律管理制度都带有计划经济时代的色彩。虽然从改革开放后由计划经济逐步转向市场经济、国营转向民营，市场竞争迫使广大从业人员开始接触合同，引入合同意识与管理，因当时的合同是很不规范的，也没有什么示范文本，合同的内容过于简单和粗糙，甚至有漏洞，并引发出了不少的沉痛教训。辛辛苦苦赢得的利润，到头来由于合同上的漏洞，一场官司输掉甚至赔上了老本，作为公司的领导人深感合同的重要和合同管理的重要性。相比八十年代改革开放初期，现在公司的合同管理完善得多了，可以说基本到位，但受计划经济体制的残余影响，至今在合同与合同管理上仍然存在一些不少问题。

二是不少从业人员对市场与合同、合同与合同管理的关系缺乏认识。在市场经济条件下市场与合同是一种相互依存的关系。一方面，市场是靠合同运作的，市场主体各方都是靠合同去履行其权利与义务。另一方面，合同的成立必须以市场为前提。没有市场谈不上什么合同。合同是市场的产物，是市场可持续发展的动力。有些业内人士不了解这种必然联系和相互依存的关系，只顾到市场承揽任务，却不去签订合同或者草率签订，结果遇上纠纷就没有协商与调解的依据，或者依据不足②。另外对合同与合同管理的关系缺乏认识，这也是一种相互依存的关系。合同产生在合同管理的前期阶段，多数是由于急于签成合同而过于草率，往往合同生效这一阶段倍受到高度重视，但不重视合同履行是实现权利与义务的过程，因此，合同管理上的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。

三是合同法律滞后和我们的合同法律意识滞后。因为计划经济年代不需要合同，也就不需要合同法了。从1999年3月才制定了统一的合同法，近二十年的改革开放进程中，十年的市场经济进程中，我们所处的合同法律环境是不完善的。我们的从业人员的对合同法律意识更为滞后，最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系，订立和履行合同往往离开合同法律，想怎么写、怎么签就怎么写、就怎么签，缺乏依法订立和履行的法律意识，造成不少失误和损失。合同法律是合同订立和履行全过程的法律依据，是发展社会主义市场经济和维护公司的合法权益，任何离开合同法律所签订的合同都是无效合同不受法律保护。

四是缺乏一套严谨有效的合同管理制度，对合同管理未能体现规范化、法制化和科学化的要求。从合同的洽谈、签订、履行、变更到中止或终止、解除全过程的各个环节，应该用制度规定下来。在签订合同时往往普遍缺少对对方资信深入调查了解，没有严格审查对方的法人营业执照或自然人身份证、法人授权委托书。甚至很多一些公司都没有建立有效的合同管理制度，致使合同原件丢失或仅保存一些复印件，一旦合法权益被损害便无法主张自己的权利。另外对公司职员的相关授权不明也是容易引发纠纷的原因之一。有的公司没有明确职员的管理职责制度和授权制度，甚至还超出公司自己的权利范围对外签订合同或一般员工未经授权擅自对外签订合同，管理制度乱套无规范可言，在司法实务中对证据认定规则以及民事责任归属确认都有较明确规定，而这些规定对这些未经授权员工和公司超出权利范围所订立的合同所致的结果往往是相当不利。到目前为止公司的合同管理，虽说基本上有章可循但不能说没有空白与死角，由于有以上几点存在问题和加上旧习势力的影响，有章不循的现象还不时出现。

(二)合同文本不规范、条款过于简单、模糊以及文字不严谨。

一些合同的条款过于简单，仅约定几条意见简单地归结为一小段话，根据我国现行法律规定它们的意思不同，所表达的法律效力也有所差别，另外，合同条款约定的意思不明确、不具体。如：合同约定买卖供货，以合同法解决争议，由违约者承担违约责任等。虽然从理论上而言合同的成立仅要主体和标的就可以成立，但是标的物数量与质量如果不明确和产品瑕疵很容易产生纠纷。例：“以合同法解决合同争议，由违约者承担违约责任”这样的条款等于没有约定。合同法规定了在合同发生争议时采取协商、调解、仲裁和起诉四种解决争议的方法，在合同条款中应尽量明确是采取那种解决争议的方法，同时更要明确当事人对于违约责任约定的定金罚则、违约金、赔偿损失等。另外，有的合同签订地点不详细很不明确。根据《民事诉讼法》规定：合同纠纷可以由被告住所地或合同履行地的法院管辖，同时《合同法》又规定：合同当事人可以在合同中约定原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同签订地、合同标的物所在地的法院管辖。因此，合同当事人应明确、具体地约定合同纠纷管辖法院，否则是无效约定。

合同文字不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现需要靠准确明晰的合同文字作载体。可以说，合同讲究咬文嚼字。合同条款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。常见漏掉的往往是违约责任。有些合同只讲好话，不讲丑话;只讲正面的，不讲反面的，不懂得签合同应当“先小人后君子”的诀窍，一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。

(三)合同的主体资格问题

合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一，而合格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。根据我国的《民法通则》、《合同法》等法律法规和司法解释的规定，法人的分支机构需由法人的授权委托书才可以享有对外签订合同的资格，同时作为法人职能内部科室是无权对外签订合同的。现实中一些公司的什么分部、办事处、销售科等职能科室或分支机构经常代表法人对外签订合同。更有一些公司的销售员工直接代表法人对外签订合同，既无法人授权委托书，又无身份证明，一旦发生纠纷责任很难明确。这里要防止两种倾向：一是虽然具有相应的民事权利和民事行为两种能力，但不是合同当事人，即当事人错位，也是合同主体不当;二是虽然是合同当事人，但却不具有上述两种能力，同样也是合同主体不当③。

(四)主从合同关系不明确和违反法律法规签订无效合同

主合同是指能够独立存在的合同，从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，如保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同，是“无源之水”，而“无源之水”是不存在的《合同法》规定，违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同，而无效合同是不受法律保护的。目前公司与企业所签订的合同，有些是以合法形式掩盖非法目的的，实质也是无效合同④。

(五)合同的生效与履行问题

合同的生效不同于合同成立，一般情况下当事人应采用书面合同形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。有些合同约定自双方签字盖章之日起生效，但是合同上面仅有签字或盖章，而有的到底是法定代表人或其授权委托的人来签字加盖单位公章都不是很清楚。另外一些合同无明确合同的履行期限，这就很容易给合同安全埋下了隐患。

在履约过程中发生合同变更是正常的事情，问题在于不少负责履约的公司管理人员缺乏这种及时变更的意识，结果导致了损失。合同变更包括合同内容变更和合同主体的变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的实现。

另外，在履约过程中及时地发出必要的书函，是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是一方主体自我保护的一种招数，可惜这一点往往被忽视，结果受到惩罚。履约过程中的鉴证是一种正常行为。但有些公司的管理人员对此并不重视，当发生纠纷时，也因无法举证而败诉。有些应当追究的却过了诉讼时效，但当起诉时才发现已超过了法律规定的诉讼时效，无法挽回损失。超过了诉讼时效等于放弃债权主张，等于权利人放弃了胜诉权。《合同法》赋予了合同当事人的抗辩权，应当行使的权利没有行使，但大多数公司不会行使⑤。应当重视证据(资料)的法律效力的而却没得到足够的重视。并不是所有书面证据都具有法律效力的。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章和(或)签名的、有明确内容的、未超过期限的，不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。

二、公司合同管理中的建议与对策

合同管理的好坏直接体现一个公司的管理水平的高低，对今后公司的生存和发展至关重要。只有不断增强业务培训、提高合同管理人员的素质和全员合同管理意识、加强合同档案、专用章和专人负责管理以及合同履约过程控制意识才能提升合同管理水平，降低公司项目管理成本，是取得最大效益的有效途径。为了更好的防范合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，结合上述合同管理方面存在或可能存在的问题，公司在合同管理中应做好如下几项工作：

(一)、加强合同管理人员的培训教育，在合作中相互学习。

全面提升合同管理人员的素质，坚持每年选送人员参加公司组织的合同业务培训和法律事务培训,加强合同管理部门对公司合同经办人，采取以会代训的形式，组织学习《合同法》和公司有关合同管理办法、规定，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。同时，通过对每份合同的实际草拟、签订、修改，以例施教，提高合同经办人的业务水平，从而保证了合同的签订质量，较好地维护了企业的合法权益。

(二)从法律角度对合同管理的风险点进行严格审查和控制。

建议公司内部设立法务部门或者合同管理岗位，对公司合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体包括对格式化合同文本的订立，合同条款的检查，违约责任的合理设定，其他合同法律风险的防范等。法务部门或者合同管理岗位从合同的项目论证开始，监督、检查并指导当事人资信调查，合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理等合同管理活动的全过程，预防合同纠纷的发生，减少合同纠纷中公司的损失，有效维护企业合法权益。

(三)、加强合同管理档案和合同专用章管理，构建合同业务库与专人管理

合同档案管理是公司档案管理的一部分，同时又是合同管理工作的重要部分，合同档案应由公司设专人管理，或由合同章管理人员监管，并建立起严格的审核、登记制度和相应的管理制度，凡经公司加盖了合同专用章的合同或其他文书都必须在公司备案或登记，绝不能再出现找不到合同等其他漏洞的出现。

(四)、抓好履约检查环节与违约纠纷处理

合同管理人员必须经常了解对合同履约和管理情况并进行针对性的检查，通过定期检查才能及时发现问题和反映出合同履约中的一般性问题，显示出妨碍合同履行的重大问题，以及产生争议或出现纠纷的现象或隐患等，提出解决的办法或提出解决的请求，制订防范风险的对策，通过整改使合同顺利履约得到落实。在合同履约过程中一旦发生违约情形，公司要区别情况，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，积极维护公司的合法权益，减少经济损失⑥⑦。由此可见，合同管理是市场经济条件下公司管理的一项核心内容，方方面面都应围绕着这个核心而开展。成功的公司合同管理，是把合同的权利义务按职能分工分解到各部门，由各部门去履行属于自己职能范围的权利义务。只有这样、合同管理才能真正到位，履行责任才能真正落实。