电子商务时代办公自动化系统的实施策略

[摘要]电子商务时代的办公自动化系统是以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。本文结合知识管理的过程，探讨了电子商务时代企业实施办公自动化系统的基本过程以及在这个过程中可以借助的信息工具，认为企业应该将实施过程与企业的业务流程以及文化改造相结合，并注意个性化实施策略和以人为本。

[关键词]电子商务;知识管理;办公自动化;信息系统

一、概述

办公是指处理人类某一集体公共事务的一种集体性活动，在传统经济时代，企业的生产经营活动主要依赖于各种物质资源，企业办公活动包括接收生成信息、记录保存信息、加工处理信息、利用信息、发布信息和销毁信息6个阶段，其主要目的是通过信息的传递和共享加强企业内部各实体部门之间的沟通和协调，促使各种有形资源在企业内部的合理配置。

20世纪90年代末期，人类进入电子商务时代，企业的经营理念发生了巨大的变化，企业的竞争力的来源逐渐从传统的生产规模和物质资源转向优质的、差异化的产品和服务，这一转变要求企业具备很强的信息收集、处理和分析能力。借助电子商务相关的技术手段，企业获取信息的手段和途径变得越来越广泛，同时很多企业在前期信息化的过程中积累了大量的数据，经营理念和环境的变化给企业带来的困扰不是信息的短缺而是信息的过剩，是怎样在大量的信息中把对企业有用的信息挖掘出来并且加以处理和利用，实际上就是怎样将大量的信息转变为能给企业带来竞争力的知识的问题。因此，可以说电子商务时代是知识经济时代，知识是电子商务时代经济增长、社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识成为电子商务时代组织信息化建设的核心目标，也是电子商务时代的办公自动化系统首先需要解决的问题。

二、电子商务时代办公自动化系统的功能和实施过程

电子商务时代企业的员工以知识型员工为主，为了能够更好地发挥员工在工作中的创造性，企业需要减少对员工的各种有形约束，例如工作时间和工作场所的约束，员工可能不再像以前那样在固定的时间和场所集中上班。而是采用移动办公、SOHO等方式进行分散式工作，企业的运作模式也由受时空限制的集中式向跨越时空的分散式发展。为了提高员工工作过程中的积极主动性，企业不仅要使员工对自己所需要完成的任务和目标“知其然”，更应使员工，尤其是使企业的知识型员工“知其所以然”，这给企业完成计划、组织、指挥、协调、控制的办公职能带来了很大的挑战，企业的办公自动化系统的运行模式也因此需要发生变化，其主要任务由支持准确快捷的企业内部信息转移变为支持有效地利用信息资源和知识的有针对性的转移，从规范和优化企业的办公流程变为支持企业的知识管理，信息发布模式也需要由推式变为拉式;另一方面，开放的、智能的电子商务工具为企业在更大的范围内进行知识收集和发布提供了廉价而快捷的手段，可以说电子商务模式的出现为企业的知识管理提出了急切的需求，而电子商务工具的应用又从技术和经济的角度为企业实施知识管理提供了切实可行的手段，电子商务和知识管理有着密切的联系。

彼得?德鲁克认为，知识管理就是要在最恰当的时间将最恰当的知识传递给最恰当的人，以便辅助他们能够做出最恰当的决策，最终使企业通过智力资本来获取竞争优势的过程。在电子商务时代，企业通过开发、组织、整合和共享合适知识来获取竞争优势，电子商务时代企业办公自动化系统的核心功能就是知识管理，电子商务时代企业实施办公自动化系统实际上就是要选择合适的技术和模式解决企业的知识获取、知识共享和知识利用的问题，要帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识，要能够在正确的时间，将正确的知识传递给正确的人，帮助他们采取正确的行动，避免错误或重复工作，从而提升企业的战略竞争力。为了适应知识管理的需求，电子商务时代的办公自动化系统的实施过程要以企业的知识需求为中心，一般来说，企业实施办公自动化系统是围绕企业知识管理的7项任务来展开的：系统需求规划、知识获取、知识存贮、知识发展、知识推广使用、知识评价和知识维护。图1是电子商务时代办公自动化系统的实施流程示意图。

企业实施办公自动化系统首先要确立清晰而明确的实施目标和功能需求，对企业所需的办公自动化系统的功能、实施的步骤、实施过程中可能的风险及防范方式有正确的认识和总体的规划，这是电子商务时代企业办公自动化系统实施成功的前提和基础。在规划办公自动化系统功能需求时需要结合企业的总体战略目标和计算机信息技术发展的趋势，使系统能适应一段时间内企业未来信息价值链发展的需要，并为企业将来可能实施的其他类型的信息系统预留接口。在预定实施步骤和评估实施风险时，要注意电子商务时代的办公自动化系统对企业来说是一种长期的个性化的项目，其最终效用的产生需要一定的时间，在这个过程中来自经济、再开发和技术更新等方面的风险可能会影响办公自动化系统的实施效果，企业需要理性认识并合理防范这些风险。

企业实施办公自动化系统的第二步是要确定办公自动化系统处理的对象——知识，包括显性知识和隐性知识，以及知识获取和识别的方式。显性知识是那些可以编码的，用系统的、正式的语言可以传递的知识，表现形式如公司内部的文件、数据库、网页、电子邮件、图表等。隐性知识是个人的、与特定语境相关的知识，很难形式化、记录、编码或陈述，它存储在人的大脑中，组成要素包括直觉、经验、判断、价值、假设、信仰和智能等。企业内部的显性知识比较容易获取和贮存，但企业内部的隐性知识以及企业外部的显性知识和隐性知识的获取就要困难得多。电子商务时代实施办公自动化系统企业必须要创建知识地图，结合企业的经营环境，分析企业已有知识和应有知识之间的差距，明确企业所需的知识以及企业知识可能出现的场所，并知道需要借助哪些工具和途径获取这些知识。在电子商务模式下，可以支持企业获取知识的常用工具包括：搜索引擎、知识门户、企业门户、相关的垂直型电子商务平台、电子公告板和电子留言板、博客等，相关人员借助这些工具进行的有意或无意的交流是隐形知识产生的重要途径，企业办公自动化系统应该集成这些工具或能够智能地从这些应用获取信息。

企业实施办公自动化系统接下来的任务是确定知识的贮存方式，从而为将来企业进行有效的经营决策做准备。贮存知识包括知识的整理和保存，办公自动化系统需要从所获取的信息中提取关键信息，对信息和知识进行分类存储和管理。支持企业贮存知识的信息技术手段应当能够支持知识的正确、有效和高效的展示，便于人们方便快捷地获取所需的知识，为将来进一步的知识发现和知识共享做好准备。常见的知识贮存工具包括数据标准化处理技术、编码技术、数据库、数据仓库以及各种流媒体技术等，这些都是在电子商务时代的办公自动化系统中可以考虑使用的信息贮存和处理技术。

电子商务时代企业生存的商业环境是动态的、非连续的，企业的办公自动化系统处理的对象——知识也需要动态地及时更新，电子商务时代企业办公自动化系统既要能动态地提取和补充这些知识，又要能随着系统中积累的知识和信息的增加自动地发现知识之间的关系，并通过这些知识和信息之间的关系发现各种隐性知识和产生新的知识，也就是要支持企业发展知识，因此电子商务时代企业实施办公自动化系统时应解决好知识的发展问题。目前能够支持企业发展知识的信息技术主要包括：编码技术、联机处理技术、数据挖掘技术和人工智能代理技术等，这些也是电子商务时代办公自动化系统应该考虑采用的技术。

企业应该根据自身运作过程的需要将收集的资料进行推广，这也是电子商务时代企业实施办公自动化时应考虑的环节。电子商务时代办公自动化系统辅助知识推广的理想境界是在没有人工干预或是在少量人工干预的情况下，将知识库中收集和发现的知识在需要的时候送到需要的地方，进而将企业的隐性知识转变为显性知识，将企业的外部知识转变为企业的内部知识，将企业的个人知识转变为企业组织知识，同时帮助员工借助企业知识提升个人知识，从而提高员工的办事效率和办事质量。在辅助进行知识推广的同时，办公自动化系统还应该辅助做好知识使用过程的登记工作，便于企业进行知识评价和知识传播中的风险防范以及可能需要进行的知识使用的责任认定。可以帮助企业进行知识推广的主要信息技术包括信息推送技术、知识门户网站、分析代理技术、智能搜索引擎技术和电子公告板技术等，都是电子商务时代的办公自动化系统应该考虑集成的技术。

企业知识管理的价值体现在知识的实际应用过程中，知识管理的质量也需要及时地在实践中进行检验和评价，为了保证办公自动化系统的实施效果，提高办公自动化系统的效用和可用性，办公自动化系统实施的下一步是要解决知识的维护问题，也就是解决根据知识应用中反馈的结果合理地调整知识获取、发展和推广策略的问题，对企业不再需要的知识，办公自动化系统可以定期地从知识库中删除，对企业发展中需要的、办公自动化系统中暂时没有的知识或以前没有意识到的知识点要及时地进行补充，办公自动化系统应该根据企业的这些需要提供相关的自动或手动的维护功能。