英文书信的写作格式

书信是重要的交际工具。英文书信分为两大类：公务信件和私人信件。公务信件是单位与单位或单位与个人之间来往的书信，可能是推荐信、求职信、入学申请书、邀请信，或询问、答复、反映意见(如投诉信)等的信件。私人信件是指亲戚朋友之间的通信。这两类书信各有自己的格式。一般说来，私人信件不拘形式，信文多用手写，也可打印;公务信件要求比较严格，必须遵循一定的格式，信文一定要打印。

第一节 英文书信的结构

英文书信一般由以下六部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结尾、签名。

信头(Heading)

信头是指发信人的地址和日期，通常写在第一页的右上角。行首可以齐头写，也可以逐行缩进写。地址的书写顺序由小到大：门牌号、街道、城市、省(州)、邮编、国名，最后写发信日期。私人信件一般只写寄信日期即可。例如：

123 Tianhe Road

Tianhe District

Guangzhou 510620

Guangdong Province

P. R. C.

Jan. 8, 2010

信内地址(Inside Address)

信内地址要写收信人的姓名和地址。在公务信件中要写明这一项，在私人信件中，这一项常常省略。该项写在写信日期下一行的左上角，格式与寄信人地址一样。

称呼(Salutation)

称呼是对收信人的称谓，应与左边线对齐，写在收信人姓名、地址下面1-2行处。在称呼后，英国人常用逗号，美国人则常用冒号。在私人信件中可直呼收信人的名字，但公务信件中一定要写收信人的姓。大部分信件在称呼前加“Dear”。如：

Dear Professor/Prof. Bergen:

Dear Dr. Johnson,

对不相识的人可按性别称呼：

Dear Sir: 或Dear Madam: Dear Ladies。

如果不知收信人的性别则可用Dear Sir or Madam:

正文(Body of Letter)

正文是书信的主体。与中文信件不同的是，英文书信的正文的开头不是先写一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信人的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、想法或要求，并加以必 要的解释或说明。英文书信陈述目的时，应该直截了当，意思明确，层次清楚，言简意赅。

书信正文的第一句话或第一段，通常被称为起首语。一般说来，人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。

结尾礼词(Complimentary Close)

公务信件的结尾礼词包含两部分：发信人的结尾套语与署名。结尾套语写在签名上面一行，第一个字母要大写，套语结尾后面要加逗号。在公务信件中，发信人常用的结尾套语有：

Yours truly, Yours sincerely, Respectfully yours, Cordially yours, Yours cordially等。

私人信件中，发信人常用的结尾套语有：

Sincerely yours, Lovely yours, Your lovely, Your loving son/daughter等。

签名(Signature)

写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行。除非是给很熟悉的人写信，签名一般须写出全名。签名常常较潦草，不易辨认，因此在签名的正下方须打印出全名。

第二节 书信作文的出题形式和写作要领

1990年到2002年1月之间的四级考试作文题中，书信作文共出 现两次(2001年6月和2002年1月)。下面，我们先来看看2001年6月四级考试的作文题：

Directions: For this part, you are allowed thirty minutes to write a letter. Suppose you are Zhang Ying. Write a letter to Xiao Wang, a schoolmate of yours who is going to visit you during the week-long holiday. You should write at least 120 words according to the suggestion given below in Chinese:

1. 表示欢迎

2. 提出对度假安排的建议

3. 提醒应注意的事项

A Letter to a Schoolmate

June 23, 2001

Dear Xiao Wang,

__________________________________

__________________________________

__________________________________.

Yours,

Zhang Ying

从上面的例子可见，书信作文不仅给出正文部分的内容的提纲，而且还给出书信各部分的结构的框架。也就是说，我们只要考虑如何表达提纲部分的内容，而不用考虑书信的结构。

在写书信作文时，首先要把书信正文的提纲内容细化，扩展成更 细的英文提纲，然后用简洁、明了、礼貌、正确和得体的语言表达出细化了的提纲内容。例如前面的那封信就可以列出下面的提纲：

Topic: A Letter to a SchoolmateQuestion: What are the holiday arrangements and points for attention?

Outline:I. Extending my welcomeII. Holiday schedule1. 1st day – campus2. 2nd day – the art gallery & music hall3. 3rd day – mountain climbing4. next 3 days – other places of interest (Swan Cave, Golden Lake ?)5. Last day -- departureIII. Points for attention1. Train number & time of arrival2. SunglassesIV. Looking forward to seeing you.Introduction Body 1Body 2Conclusion