赴某市档案局考察报告
5月11日至18日，我们省直机关档案工作标准化培训班的部分学员赴最早倡导、推行以“件”为单位立卷方法改革的**市档案局（馆）进行了实地考察。
一、**市档案局（馆）推行以“件”为单位立卷方法改革的情况
1、 推行新立卷方法的背景
**市是我国改革开放以后发展起来的新兴城市，档案工作起步晚，专业人员少流动性强
，而其所辖区域内，企业类型多（三类九级），情况复杂，其中仅直属市局的企业就有59家，其余的大多为民营、合资企业，且不少企业尚无专职档案人员，所以，不论是企业本身档案文件的立卷工作，还是档案部门的档案整理和业务监督指导工作，以“案卷”为单位操作起来均非常棘手；再者，随着计算机在**市的普及，计算机技术越来越多地应用于档案管理，“案卷”繁琐、复杂的组织形式，反而给档案的信息化、档案管理的自动化造成了困难，这种情况下，简化整理工作程序就成了当务之急。鉴于此，**市档案局（馆）于1998年国家档案局在南京召开的文件级管理中心会议上提出了以“件”为单位的归档文件整理方法改革议案，经与会代表论通过，并被国家档案局认可后，**市档案局（馆）本着“简化整理，深化改革”的指导思想，制定了《**市机关、团体、企事业单位归档文件整理规则》（试行），首先在市纪委、市政协办公厅、市质量技术监督局等14个单位进行了试点，开始了新的立卷方法改革。
2、新的立卷方法的主要内容
传统的立卷方法是按照“六个特征”相结合使用的原则进行文件组合组成“案卷”，而新的立卷方法则取消了“案卷”的概念，将归档文件以“件”为单位立卷。具体做法是：(1)分类：先分年度，再按党群、人事、行政管理、业务、后勤、基建、会计、设备等九大不同的职能分类；(2)确定保管期限：将每份文件按其保存价值划分出永久、长期、短期三种保管期限；(3)装订：将永久、长期件除去金属物，每份文件用不锈钢夹子或回形针固定，短期件则不予拆钉处理；(4)排序：把每年的文件以保管期限—职能—时间结合事由、重要程度的顺序分别排列，具体到每一份文件，则是：正本在前，定稿在后，正件在前，附件在后，转发文在前，被转发文在后，复文在前，来文在后；(5)编制件号：依照分类方案及排列顺序逐件编号，不再编写页码；(6)加盖归档章：在文件首页右上端加盖归档章，并填写全宗号、年度、保管期限、件号等相关项目；(7)装盒：将文件按件号顺序装入档案盒，并在盒的封面填写立档单位名称，背脊填写全宗号、保管期限、年度、起止件号；(8)编目：不再编制案卷目录，而通过计算机输出归档文件目录，其主要项目有：文件顺序号、责任者、文号、题名、日期、备注等。实际工作中，形成两种立卷形式，一种是集中立卷，即每个立档单位可以在第二年上半年对前一年度的文件进行集中整理；一种是平时立卷，即平时可以在文件办理完毕随时输入计算机后归档立卷。
**市档案局（馆）与之配套开发出了文档一体的计算机软件sd2000档案管理系统，兼顾新旧两种整理方法，可以实行文件条目或全文式管理，并能自动生成归档文件目录、分类目录及专题目录等，更便于通过多种途经、多种方式对档案进行全方位检索。
**市档案局（馆）试点成功后，于2000年初正式印发了《**市机关、团体、企事业单位归档文件整理方法》，在全市区范围内推行新的归档文件整理方法。目前，已有98%以上的市级单位按新方法整理文件，甚至一些乡镇、村也按新方法执行。
3、施行新的立卷方法后的成效
近几年来，**市档案局（馆）加大改革力度，成绩显著。1998年就晋升为国家一级馆，1999年又被国家人事部和国家档案局评为“全国档案系统先进集体”，特别是新的立卷方法的试点成功及其在档案工作中不断突破的举措，引起了国际档案理事会秘书长阿尔巴达的格外关注，称赞其为“国际档案工作领域中的一颗明星”。现在**市档案局（馆）又被吸收为国际档案理事会（简称ica）城市档案部成员，**市档案工作从此融入了国际档案组织体系之中。
二、新的立卷方法对档案馆工作提出更高的要求
以“件”为单位进行文件整理，无疑是档案工作的一项重大改革，也是对传统档案整理方法的否定，这项改革不仅将牵动我国现行文档系统的运作规程，而且对我国档案馆工作也提出了更高的要求。
1．接收工作。立卷方法改革后，档案室向档案馆移交的到期档案或撤销机关的档案，由于各单位可能使用的软件不统一，肯定会给档案馆接收工作带来不便与麻烦，所以，档案馆应提前采取相应的措施，尽可能地统一所使用的软件，以避免进馆文件的二次整理，若进馆的软件不统一，也须着手研制转化软件的程序。
2．整理工作。“案卷”概念 的消失，简化了归档文件的整理工作程序，客观上避免了进馆文件的反复整理。改革后的整理工作，不能再像以往仅搞一些“馆藏介绍、利用指南”等二次信息加工产品，而应通过计算机整理出一些三次、四次信息加工产品，如点击“迎泽大桥”这一关键词，有关这一工程的申报、批文、设计、使用情况等方面的信息即可全部罗列出来，并能显示相关信息的藏所。
3．
鉴定工作。优化馆藏的关键是搞好档案的鉴定，以“件”为单位的鉴定工作与以“卷”为单位的鉴定工作相比，虽然工作量加大，但却能保证每份文件的准确身价，避免了以“卷”为单位鉴定时鱼目混珠的现象。但实际着手进行这项工作时，应加大对文件鉴定工作的指导力度，尽量将鉴定工作完成在文件进馆前，同时，《保管期限表》等有关鉴定方面的规范性文件应更进一步细化和更具有操作性。本世纪，不管是以“件”还是以“卷”为单位鉴定，鉴定工作仍然是整个档案工作的重点和难点。
4．保管工作。新的立卷方法势必产生新的保管格局。在有限的档案储存空间内如何衔接新旧两种模式的档案，是改革后不能回避的实践和理论问题。
5．统计工作。以“件”为单位统计与以“卷”为单位统计大不相同。旧的方法要求统计案卷的卷数，而新的方法需要统计件数，那么两种统计结果如何协调？实事求是地讲，以改革为界前后两种统计结果并存，这是客观历史现象，不必耗费精力去将“卷”拆之为“件”统计，搞埋没历史的大统一。
6．利用工作。新的立卷方法在计算机的参与和操纵下，加快了检索速度，方便了利用者，大大增加了档案馆的利用工作量，利用的深度、广度、查全、查准及利用效果也会得到明显提高，但对今后的利用工作提出了更高的要求，即：首先，必须从思想上真正认识到利用者的中心地位，处处考虑利用者的需求，提供服务要超前、信息要系统。其次，档案馆需利用计算机、光盘、网络等现代化手段，逐步完善档案馆信息功能，使档案馆真正成为信息利用中心。
除此而外，新的立卷方法对档案馆工作人员的科技水平和档案馆的基础设施等都提出了更高的要求。
三、如何在我省推行以“件”为单位立卷的方法
**市档案局（馆）推行的以“件”为单位立卷方法改革，是一种可贵的探索和实践，比之于传统的立卷方法，新的立卷方法不需考虑“六大特征”，不必组卷、编写卷号与页码、拟写案卷题名、编制案卷目录及装订，也无需顾及案卷的厚薄、卷内文件的重要程度、属类交叉等，避免了以往由于“卷”的工作带来的组卷不合理、案卷题名拟写不准确或不能完全揭示案卷内所有文件的内容等负面效应，节省了花在案卷质量上诸如“对归档文件的具体内容进行综合、分析”的技术劳动，适应了计算机管理档案的需要，大大提高了工作效率，符合经济、高效的原则。目前，由于我省经济发展滞后、人们的思想观念陈旧、档案人员的科技知识与技能跟不上形势的发展、配套的硬件设施设置尚不完善等原因，虽新的立卷方法好处很多，但短时间内在我省全面推行是非常困难的。窃认为，以我省情况而论，应具体问题、具体对待，需有组织、分阶段、分步骤逐步推行。
第一步，为了将来稳妥地在我省全面推行立卷方法改革，需在政策上、思想上、实际工作中做以下准备：
1、 更新观念，增强档案人员的现代化意识。“意识”的现代化很重要，档案人员应该改变过去“看门守摊”式的僵化思想和社会参与意识淡薄的陈旧观念，应当意识到“现代化”已经介入档案工作的各个工作流程，必须增强“现代化”意识、强化“现代化”知识与技术，才能不落伍、不被淘汰。
2、实际工作中，必须开拓创新。现在，开拓与创新更成为一种时代要求，我省档案人员应当彻底走出传统的条条框框和管理模式，在档案工作各项业务活动中，开辟新途径、钻研新技术方法、探索新问题、走出新路子。这一点，**市档案局（馆）同仁开拓创新的精神很值得我们学习，他们不仅改革了归档文件的整理方法，而且拓宽了档案业务工作的路子，如他们直接、主动面向市场，开展档案的咨询、代存、代管、代整理等业务活动，截至去年底，已接受了46家机关、团体、企事业单位及公民个人的寄存档案62605卷，而我省在此项工作上尚未突破。
3、提高档案人员队伍的整体素质。以“件”为单位的档案立卷方式要求每个档案人员不仅要懂得如何分类、排列等档案学基础知识，而且更重要的是必须懂得计算机等先进设备的操作技能，掌握档案管理现代化科学技术、办公自动化知识与计算机网络应用知识等。所以，我省一方面应加强对档案人员的科技知识和先进设备操作技能的培训；另一方面亟须吸纳掌握现代化管理知识和现代化科学技术的专门人才来充实我省档案部门；第三，应对人才资源进行合理配置，做到人尽其才。
4、加大对现代化基础设施的投入。管理单元的细化，必将引起管理方式的变革。新的立卷方法，使档案工作的各个环节离不开计算机、监控器以及缩微设备等先进设施，为了使整个档案管理工作正常运转，必须加大对现代化设备的投入，以必要的技术手段和设置来保证新的立卷方法实施的可行性、有效性。如果投入不够，设置不完善，这项改革将难以开展。
5、走出去，请进来，加强馆际、网际交流。开展经验交流，从各方面不断吸取新的经验，将增强自身的战斗力，且避免走弯路、错路。
第二步，选择“试点”单位推行改革。因为新的立卷方法所要求的硬条件有两个：一是档案人员科技素质高，二是现代化的配套设备相对完善即基本实现办公自动化。所以，“试点”单位首先应选择至少具备这两个条件的单位。具体确定每一个“试点”单位时，要考虑到“它”的代表性，即：既要有机关，又要有企事业单位；既要有大中型企业，又要有小型企业；既要有国营企业，还应有合资企业和私营企业；既要有新成立或成立时间不长的单位，也要有历史相对较长包袱较重的单位。这样选择，便于积累不同类型单位不同情况下实施立卷方法改革时所产生的经验和教训，从而为今后局部或全面推行新的立卷方法改革提供依据。
第三步，总结“试点”工作经验，开始局部范围内推行立卷方法改革 “试点”工作结束后，新的立卷方法应在省直机关、省属企事业单位和部分具备条件的地、县属机关、企事业单位范围内有条不紊地予以推行。
第四步，随着经济发展、观念更新以及档案人员素质的提高，最终，新的立卷方法在全省范围内全面推广以“件”为单位的立卷方法改革，是继30年代行政效率运动之后文档工作的第二次变革，它将推动我国档案工作发展进程，但因这项改革受制于人员素质、科技发展和经济实力等因素，所以我省只能在一些经济实力较强的机关、企事业单位推行，不能盲目地在全省范围内实施，而且在具体推行立卷方法改革时也应注意：政策性地统一所使用的软件；新成立的机关、企事业单位应尽可能使用新的立卷方法；改革前后，新旧两种整理结果并存，不必将原来的状态破坏，但个别历史不长、形成文件较少的单位可以例外。
通过几天来的考察，我深深感到**同仁靠着他们执着的进取心和在业务上不断开拓创新的精神，在我国乃至世界档案事业发展史上写下了自己极有分量的一笔。邓小平同志所提倡的“发展才是硬道理”的理论，再一次得到验证。
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