物品管理制度

物品管理制度
为确保管理处对花园的正常维修保养，给住户提供良好的工程服务，管理处需采购、备品、备件、材料和原料等货物（以下统称为物品），物品的申购、采购、入库、储存、出库、借用、归还、使用及报废程序示意如下图：
申购

采购
入库
储存
出
库
借用
使用
报废
归还

仓库管理示意如下图：

仓库管理
入库
出库
借用和归还
查询
品种设置
入库单
出库单
借用人
物品金额
物品有效期
品种查询

1.

物品申购制度

物品申购制度是为了确保以最少的物品储备来满足为物业维修保养和工程服务的需要，尽可能地压缩库存，防止积压，提高资金和仓库的利用率。

1.1

根据库存情况和日常维修的消耗记录，设立常用消耗物品库存量，一般以一个季度的消耗量的二倍计算。

1.2

各班库存情况和日常维修的消耗记录，设立常用消耗物品库存量，一般以一个季度的消耗量的二倍计算。

1.3

管理处设立维修零用金，金额为人民币1000元，主要用于工程维修和日常维修所需物品的采购，需动用零用金采购物品，必须提前二周上报总物业经理，待批准后，费用在1000元之内，可从零用金内支取，1000元以上的由管理处统一开具支票或转帐。

1.4

若遇设备/系统故障急修需要采购物品，费用在人民币200元之内，可先支取零用金后再上报总经理。

2

物品采购制度

物品采购制度是为了在保证质量的前提下，采购价廉物美实用的物品。

2.1

日常采购额度超过200元，每年内第一次采购需找三家供货商比价，同样的品牌的物品，选择价格较低，信誉较好的供货商采购，跨年度采购必须重新比价。

2.2

在紧急情况和得到管理处总经理同意下，可临时豁免。

2.3

若是业主指定或安排的采购，需得到业主负责人的书面指令，并保持归档备查。
2.4
凡购进物料、工具等，尤其是定制品，应先取样品，征得使用人同意后，才可进行采购或定制。
3
物品入库制度
物品入库制度是为了确保采购物品的质量，办理完备的入库手续。
3.1
入库时需登记的内容为：日期、时间、名称、数量、品种、重量、有效期及类别等于入库本上（表1），并要与明细、发票相吻合。
3.2
入库时需开箱/盒查验物品的质量，若仓库管理员无法把握时，可请使用人协助，并封查验的物品签字认可。
3.3
仓库管理员需将验收入库的物品分别堆放、编号。
3.4
燃油、锅炉、应急发电机等使用的汽油等燃料，不需入库，但供货商送油到地时，仓库管理员要在现场核实油料的质量、数量。
3.5
所有设备可不进入仓库，但入库、出库的手续需参照物品的同样办理。
3.6
采购的设备的开箱后，若有技术资料的随机文件，需交工程档案管理人员统一归档，安装和使用人员需阅用这些资料，可办理借阅手续。