英语商务信函写作的构思工具

[摘要]随着我国国际贸易的发展，各种涉外合同、协议、通知等英语商务信函日益增多。无论对个人还是企业来说，一封优秀得体的商务信函会给您的同事、供应商和客户留下良好的第一印象，有助于商务活动的成功进行。本文提出一个英语商务信函构思工具来辅助写信者对信函进行构思，把握住信函的内容和着重之处。并结合范例进行分析。

一、引言

英语作为国际通用的商务语言，对其沟通交流技巧的掌握程度逐渐成为体现企业文化和素质的前沿准绳。无论对个人还是企业来说，一封优秀得体的商务信函会给您的同事、供应商和客户留下良好的第一印象。随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”（摘自《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》）

二、英语商务信函构思工具

在书写信函之前，列出一份清单或者划出一个提纲将有助于笔者完成一份有效成功的商务英语信函。先设想一下你的读者对你写的内容有何反应，这将影响到如何组织你的行文。在此，笔者提出以下一个英语商务信函构思工具来构思写信者的文章。该构思工具包括以下7点：

1.Whatdoyouknowaboutthereader?(hisorherbackground)你对读者了解多少？（她或他的背景）

2.Howmanytimeshaveyoualreadydiscussedthistopicwiththereader?这个话题你已经和读者讨论过多少次了？

A.Never从未B.Once一次C.Morethanonce多次

3.Whatdoesthereaderwanttoknow?读者希望了解什么？

4.Whatdoyouwantthereadertoknow?你希望读者了解什么？

5.Whatwillthereader’sreactionbetothepoints?读者对这些问题会作出什么反应？

A.GoodNews好消息B.Mildlyinterested略感兴趣

C.Indifferent无动于衷D.BadNews坏消息

6.Basedonthereader’sreaction,whattypeofletterwillyousend?根据读者的反应，你会寄出什么样的信函？

A.Information信息B.BadNews坏消息C.Persuasion劝说

7.Whatdoyouwantthereadertodoafterheorsheisfinishedreading?你希望读者读完信后做些什么？

根据以上7个方面，仔细考虑写信的目的和写这份信件应该符合的注意事项和要求。然后，列出逐个考虑后应对的方案和措施内容。接着，针对所列出的要求寻找到答案或者对象，确认自己是否有足够的条件和能力来达成。努力做到信函的精确度，清晰度，避免使用模棱两可，可能导致歧义的词句，禁忌使用陈词滥调。这个构思工具可以视为一份引导性的提纲，辅助其书写商务信函，把握住信函的内容和着重之处。

三、范例分析

下面笔者以英语商务信函中最常见的订货信及其相应的回复为例，来进行范例分析。

范例1：订货信AnOrderLetter

假设A公司看过B公司的样品后，很满意，打算订购一批B公司生产的商品。这封订购信的构思如下：

1.先表述感激之意后再订购。

2.看了对方样品之后认为皮鞋的质量和工艺都符合要求，因此乐于订购。

3.确认订购之后对数量、规格、价钱等都要有详细说明。

4.向供货商索取促销资料(salespromotionalliterature)，这也是订货方通常的做法，尤其在货品不被当地市场所熟悉时。

5.要求对方接受他们通常的付款方式(usualtermsofpayment)，即见票后30天付款。并告知对方若首批订购令人满意，可望继续订货。

根据构思，写出如下的订货信：

DearSirs,

Thankyouforyourspeedyquotationforwomen’sleathershoes，andalsoforthesamplesofOctober5．

Havinglookedoveryoursamples，wefoundboththequalityoftheleatherusedandworkmanshipareuptoourrequirementandwewouldlikeyoutosendusthefollowingquantitiesatonce：

400pairsofwomen’sleathershoesinblackcolor

Size：No.28eachpairatUS$10CIFJakarta

300pairsofwomen’sleathershoesinredcolor

Size：No.30eachpairatUS$12CIFJakarta

Asyourmakesarecomparativelyunknownhere，wehopeyouwillsendussomesalespromotionalliteratures，whichwillcertainlyassistoursales．

OurorderissubjecttoyouracceptanceofOurusualtermsofpaymentdaysaftersight．Ifthisfirstorderprovessatisfactory,weshallbehappytoplacefurtherorderswithyou．

Yoursfaithfully,

(Signature)

JackSmith

范例2:订货确认函AnAcknowledgementLetter

作为卖方，能收到对方的订货信，心情是十分喜悦。如果卖方同意订货信中的具体规格并认为能够履行其中的各项条款，则可向买方发出一封书面的订货确认函(aletterofconfirmation)。这封订货确认函的构思如下：

1.这是上封订货信的复信，通知对方收到订货信并表示谢意。在此用简单的一句话具体叙述了对方订购的时间及内容。

2.如果对方能如期开出信用证，同意发货，并保证对货物进行妥善包装。

3.说明已收到许多订单，免去买方对货品销售的担心，并答应寄出有关促销资料。

4.同意对方所要求的付款条件，表明及时处理订单。

根据构思，写出如下的订货信：

DearSirs,

ThankyouverymuchforyouorderdatedOctober8forourwomen’sleathershoes．

WeareshippingthecaptionedshoestoyouwellbeforeNovember,providedyourL/Cinourfavourreachesusintime．Theshoeshavebeencarefullypackagedinstrongcartonboxestopreventdamageintransit．

Youwillbepleasedtohearthatordersalreadyreceivedfromyourcountryhavebeenmoreencouraging，andwearesendingyouunderseparatecoverbyairmailsomesalespromotionalliteratures．

Thetermsofpaymentyousuggestedareacceptable，andyoumayrelyonustogiveallyourorderspromptattention．

Yoursfaithfully,

(Signature)

MarkCook

四、结束语

商务英语是一种包含各种商务活动内容、适合商业需要的标准英文。随着我国国际贸易的发展，商务英语在国际交流中起着越来越重要的作用，各种涉外合同协议、公函、通知英语商务信函等日益增多。所以，对涉外企业相关人员来说，熟悉商务英语相关专业知识，掌握英语商务信函写作构思工具，将有助于提高自己的写作能力，以促成商务活动的顺利进行。