浅谈医院档案管理

关键词：档案管理
档案记载了一个单位历史发展的过程，它从不同的角度全面客观的反映各个不同历史时期、不
同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是历史的见证。随着我国市场经济模式的初步建立，医院的建设与发展也处在一个非常的时期，因而医院的档案管理也面临新的问题:国有非营利的事业单位性质与市场经济模式下的企业管理，使医院的档案增添了新的内容;全民公益性的医疗服务与患者以消费者身份出现的医患矛盾，使医院病案成为双方冲突争执的焦点;同时由于先进科技手段的应用，及我国加入WTO与国际卫生行业的接轨，也对医院的档案管理提出新的内涵。因此，准确把握新时期医院发展的特点，适时调整，加强医院档案管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务。档案不仅涉及到医院本身历史发展的全貌，更涉及广大人民群众就医看病的医疗文书档案、病理切片资料、X线胶片、各种检查图文资料等等，关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此，加强医院档案在医院管理中有着非常重要的意义。
1医院档案管理中存在的问题

医院工作的中心是医疗，医院管理的重点是如何提高医疗技术水平，改善环境条件，为病人提供优质的服务。因此，在院管理和建设中，一般不够重视档案管理，主要表现在以下几个方面。

1.1档案管理格局混乱，管理机构不健全，管理职能不明确。医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务部门管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。

1.2档案管理制度不健全，检查督促考核不落实。在医院管理中，一般都按照卫生部要求制定了适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。

1.3档案专业人员素质参差不齐。目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身人员较少，专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，外语水平不高，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形式下的档案事业发展。随着档案事业的规模日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，对档案专业人才的素质建设提出愈来愈高的要求。档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中，重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。

1.4对医院档案内容界定不清，管理范围不明。随着科技的进步，社会的发展，档案的内涵和外沿都在发生变化。特别是在医院，档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科研档案、胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案、印模档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等等。由于对纳入档案管理的内容没有明确的要求，各医院根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

1.5医患关系的变化，使病案受到前所未有的重视。一方面由于医疗费用的普遍上涨，超出了普通群众的承受能力，患者对医院存在戒心;另一方面，常规意义的消费者观念被引用至医疗活动中，当治疗效果不甚理想时，就怪罪医院，要求赔偿。这其中病案往往成为双方争夺控制的焦点。病历的质量尚存在很大的缺陷。提高病案书写质量，完善病案管理也就成了迫切的任务。

1.6未将档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展。在医院近期和远期规划中，一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规则。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。档案管理水平的滞后，必将影响医院管理水平的提高，影响业务技术的发展。

1.7医院档案管理水平不高，现代化管理手段应用较差。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，基本还 停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

综上所述，医院档案面临深刻的变化，这些问题的出现既是我国现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。因此，医院必须正视现实，调整管理思路，改进档案管理的方法，应对形势的要求。

2对策

2.1加强档案法的学
习，增强医院干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传档案工作，使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院档案缺乏严格的考核，因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作很易受到冷遇。提高各级干部档案工作认识，才能使档案工作顺利开展。

2.2理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

同时，要拓展档案的归档范围。医院由于处于一种特定的条件下，面临诸多新的问题。因此，拓展归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面，所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。又如提倡采购招标，其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以，要进一步健全档案管理组织，落实专人收集。

2.3重视人才培养，提高人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务水平，建立档案管理人才梯队，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。

2.4开发档案资源，为医院工作服务。档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为医院业务、医院管理及患者服务。同时，通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设。

2.5加强病案的规范化建设。档案管理必须强调制度化，病案是医院档案的重要内容。要加强对医务人员病案书写的教育，提高对病案严肃性的认识，使医务人员从思想上以予以重视，严格要求，养成严谨认真的工作作风。落实病案书写规章制度，加强病案书写规范化的培训，要实行专人负责。当前在病历书写中存在代上级医师签名的现象，反映了各级医师对病案书写的严肃性缺乏应有的认识，要强化管理抓落实。实行监督制度，对病历实行抽查，有奖有罚，
要使职工明确病历既反映了一个人的敬业精神和态度，也反映了医疗质量的好坏。病历质量低下，很可能由此引起医患纠纷。

2.6制定相应的考核制度。档案管理是一项长期工作，要使各级严格把关，责任到人，还须建立相应的考核制度。我院将此内容纳入科室管理责任书之中，将档案管理与科主任工作实绩考核奖惩挂钩，明确科主任对科室档案工作的管理责任，要求科主任抓好归档材料的收集、整理，促进了档案管理的规范化。

2.7对影像及其他数字资料尝试运用先进的管理手段。高科技的发展，也使医院档案增添新的内涵。一方面，医院档案门类较多，尤其较繁忙的医疗业务活动，须保留大量的业务归档材料，如病案、影像资料，每年几万份，全部以传统的方法贮存，将占有很大的库房。另一方面，高科技的发展，也使档案载体更加丰富多样。如今医院计算机管理十分普遍，有的医院甚至尝试应用电子病历。虽然，电子病历由于它缺乏法律效用，它的信息与载体的相对分离，如何保证原始真实性，尚有待探讨。但它以数据库的形式，以电子文本进行贮存、调阅，不失一种值得尝试的方法。因而实行数据库的形式进行归档也是发展中的必由之路。

医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造了契机。对CT等影像资料实行数据库管理，可大大地减少贮存库房，并方便了检索。虽然电子文档目前尚存在很大争议。但影像资料如CT等其依附现代科技手段，由复杂、特定的影像信息构成，其原始性、真实性应是不容置疑的。

住院收费实行电脑化管理，消除传统的出院病人对账单。所有的出入院明细账均实行电脑存盘，减少了库存，规范了明细账。虽然，出院病人对账单不属于归档范围，但其以数据库形式存盘留档的管理模式，为电子档案的运用提供了很好的范例，是实行现代档案管理的一种趋向，值得探讨。
浅谈如何加强医院档案管理工作
关键词:医院档案管理发展
医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是医院的宝贵财富。加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。准确把握新时期医院发展的特点，加强医院档案管理,是医院档案实行现代化管理的根本任务。
一、医院档案管理中存在的问题
（一）、档案意识不强，档案利用率低
档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但是档案界长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使社会公众对档案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志，尤其是领导干部，对档案管理意识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
（二）档案管理机构不健全、管理范围不明确
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，医疗病历档案由病案室管理，而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务科室自己管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局。
到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
（三）、档案专业人员素质参差不齐
目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中，重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，a对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。
（四）、档案硬件投入不足
由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案安全保管的要求。另外，管理技术滞后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
二、加强医院档案管理工作
（一）、加强学习，增强意识
加强档案法规的学习、宣传，增强全员的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。档案管理是医院管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，与医院业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作，使医院领导、中层干部、职工都能充分认识档案的重要性，更好地支持档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院档案缺乏严格的考核，因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作很容易受到冷遇。提高各级干部对档案工作的认识，才能使档案工作顺利开展。
（二）、重视档案的利用
档案管理的最终目的就是提供利用，因此，档案管理人员要树立服务意识，使医院的档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，为利用者提供多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。
（三）、健全制度，加强培训，提高档案管理人员素质
建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与医疗业务同步考核、同步发展。
档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平，不断总结探索档案管理工作及业务发展，推动档案管理水平的提高。
（四）、开发档案资源，实现档案的现代化管理
档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，提高档案的使用价值，为医院业务、医院管理及患者服务。同时，通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，促进档案建设。
要实现档案现代化管理。一方面要加强档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施；另一方面要加强档案现代化管理，用计算机储存检索医院的各种门类和载体的档案，方便利用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率。因此，医院应充分利用计算机管理，实现档案管理的现代化。