试论当今社会中档案工作者角色的转变

摘要：文章列举知识爆炸、转型时期档案工作者所面临的尴尬，从档案视角探讨知识社会档案工作者角色转换。当原有工作流程发生结构性的变革的时候，尽管其旧有的职责仍将继续，并未变成一个全新的角色，档案工作者已无法单独承担本专业的所有职责和义务。面对专业范围的扩展，一个积极的档案工作者必须找到应对的方法。一如既往地保管古老的遗产。作者认为，当前，档案工作者应以更开放和积极的姿态介入社会的其他方面，从三方面树立新的角色定位：积极参与新信息系统的设计;对档案文件的形成者进行培训和指导;特别强调以某种方式记录档案中没有反映的信息。

引言

当前我们生活在知识或者说信息时代。的确，当前所产生的信息量是史无前例的。但当今真的是一种新的社会形态吗?假如是，它对档案工作者及档案工作的角色带来了哪些影响呢?

1789年的法国大革命标志着古老的封建社会向新型资本主义社会的转变。封建社会是封闭的社会，不允许人们对档案的利用。而资本主义时代开放了档案，历史学家和其他学者得以利用原始的资料。为满足利用者的需求，档案工作者按照档案的真实内容加以重新整理，即遵循的是“事由原则”。l9世纪末工业社会的大发展导致公共和私人管理机构大量增长，相应使档案数量不断膨胀，也使档案工作者无法沿用事由原则整理档案。来源原则应运而生，并由此决定了档案工作者的角色定位。当前的问题是，面对社会转型与档案工作者角色的相互关系，从档案视角看知识社会能构成一种新的社会形态吗?这些变化足以改变档案工作者的角色吗?

知识社会

许多评论家曾试图给知识社会下定义，我不想这样做。我将着重阐述知识社会对档案工作的影响，以及它对档案工作者角色和的影响。需要强调的是，知识社会并不仅仅是信息和通讯技术发展的产物，技术只是原因之一。当然，知识社会主要与技术的发展密不可分。

数据库

问题之一是数据库。关于如何确定适当的结构如何收集和保管必要的证据资料，以及电子文件的真实性问题，已有很多论述。

电子邮件

电子邮件是另一主要问题。由于现在越来越多的公函都是电子邮件的形式，因此很多档案无法进馆。电子邮件承载的信息已被视为档案，对它们的鉴定也可照搬其他类型文件的鉴定方法。但仍然存在两个问题：一是这些邮件通常是由政府部门的某一雇员直接发给另一雇员;二是涉及这些邮件的内容。

是否将邮件传送到档案馆取决于雇员本人，但不传送的情况时有发生。从此意义上讲，电子邮件是现代文档处理中的普遍难题。现代技术的应用和组织机构的调整导致秘书和助理的人数大大减少，他们以前主要负责文件的打印和分发。这些岗位上的员工有一种把工作做好的职业自豪感，现在员工和领导往往亲自处理上述事务，他们工作很忙，而且也不懂或没兴趣按规定处理文件。

将电子邮件归档的方法之一是建立一套自动归档程序，正如有些发言者提到的，可以建立大型数据库来存储所有的电子邮件，而这只是计算机内存和资金的问题。不过，由于大量电子邮件都带有私人性质，而且大多无关紧要，因此易造成数据冗余。

即使有足够的资金建立起这样一个大型数据库也会存在另外一个问题，即许多邮件的内容只有接收者和作者才能读懂。当你给同事写邮件时，可能只需首字母或一个单词就足够了。从我看到的邮件发现人们都是先写后想。不仅结构、语法以及遣词造句有欠考虑，而且官方信息与街闻巷议往往搅和在一起。我十分理解那些认为档案是官方文件集合的同行们他们不会愿意把自己造出来的“杂烩”作为官方文件的一部分。

也许现在下结论还为时过早。我的假设是，我们正见证着原有工作流程发生结构性的变革。也许这一点在决策部门尤为突出。但这种趋势随处可见。当每个人都能直接与其他人联系时，旧有的决策等级就被打破了。以后不会再有那么多正式的备忘录或关于战略问题的文件了，取而代之的是不断的提问、答复、批示和新的提问。在这一过程中，决定可随时做出，形式也不太正式。

字处理

字处理技术同样也产生了深远的影响。过去，重新抄写文件很不方便。纸张也很贵，因此，从档案中你可以看出决策的形成过程。评论性的建议和在空白处所作的修改，然后产生修改后的新版本。而使用字处理技术，你可以打印出每一次修改后的全新文件，要想保存所有的草稿显然不切实际，而且也很难准确地选择保存哪一个修改稿。结果，今天典型文件往往只是最初的那份文件和一份决定。

人们通常使用字处理技术在电子图书馆中保存战略性文件。当作为会议的基本文件时，人们通常要对其内容不断地修改，最终才会形成一个新的战略，新的文件。将所有修改稿都保存下来显然多余，但哪一份修改稿可称得上是新文件呢?

开放

当今社会最基本的发展趋势之一是变得更加透明。这是一种良性而且必要的发展方向。之所以说它是良性的，是因为每个人都可接触到同样的事实，并在此基础上展开公开、民主的有效辩论。这促使公务员们更加遵纪守法、提高效率。这种变化也使档案工作者以更高的姿态成为民主的支撑者。当然再好的东西也会有缺陷。有人曾经指出，当家及其他决策者意识到这些文件将被公开时，他们就会有意不去记录那些不想让人知道的协商和交易。当然我们无法知道这种隐瞒的程度。昔日的政治家还有日记和信件之类的私人档案，它们是公共档案的重要补充，可以披露那些被隐瞒的信息。而今天的政治家没有时间也没有必要用那样的方式来记录事实。

上述事实表明档案工作的环境正在发生变化。如今的发展趋势很明显：信息总量在爆炸性增长，而由档案工作者掌控的信息却在明显减少。因此，我们必须找到应对的方法。档案工作者在当今社会应从三方面树立新的角色定位：1)积极参与新信息系统的设计;2)对档案文件的形成者进行培训和指导;3)以某种方式记录档案中没有反映的信息。

积极的档案工作者

组织和系统开发

当今社会，信息和通讯技术对档案工作者的角色既提出了挑战，又带来了相应的解决方案。我们可利用现有条件设计一套让文件一旦产生就自动归档的程序。几十年来，我们一直在探讨把档案管理纳入信息系统的必要性。对于旧系统，档案工作者必须确保它建立了将应保存的数据以恰当的结构提取出来的流程，并附带所需的文档资料。这些流程必须在系统开发之初就加以考虑。如今.系统的建设、重建和发展是个连续不断的过程，档案工作者必须始终保持积极参与的态度。

需要强调的是，档案工作者在文件形成中的积极作用不应局限于数据库及其他正式系统的建设。当今的技术为我们提供了许多不同传递和处理文件的方法。一旦在机构重组中信息流发生了变化，档案工作者必须认清变化的本质，及其对文件生成的影响，然后制定新的工作程序。必要时，还得保管好相关文件。

对于档案工作者来说，积极介入信息流程的设计已不是什么新鲜事。回顾一下历史，你会发现许多机构的档案工作者在文件形成之初积极参与了文件流程和管理系统的设计。今天不同的是，档案工作者积极介入的迫切性日益明显，控制文件流的方式也日新月异。

档案工作者非常有必要与工作人员积极参与机构的其他工作。这意味着档案工作者需要充分掌握计算机和网络技术知识，特别是系统设计知识。但这并不要求他们自己创建系统，有其他专家来做这种事。不过，档案工作者应能听懂rr人员的话，假如后者的想法不够完善，档案工作者可以提出建设性意见。

教师和指导者

如上所述，当今机构中的任何人——领导、公务员和其他人，都在产生和处理文件。他们都应了解如何保存那些需要进馆的文件，如何删除其余的文件。档案工作者应作相应的信息准备并接受此类培训，这是档案工作者的战略新角色。这意味着档案工作者需要学会如何交流信息。许多人认为档案工作枯燥而且复杂，因此我们应使用现代的教学和演示方法使听众乐于接受这些信息。

文献记录活动

从上述事实中我们可以越来越清楚地看到，档案馆保存的文件并非包括形成机关的所有信息。那我们该怎么做呢?我认为，让档案工作者决定文件记录哪些内容是没有用的。我并不关心文件的结构和生成，所指的是文件的实际内容。弥补现有体系不足的一个办法就是专门为档案馆而造文件。具体讲，就是对那些未被移交到档案馆的文件中的内容进行总结和归纳，并把它作为例行公文。这种办法也有争议。许多档案工作者认为其职责是收集和整理形成者生成的文件。但我认为，其他人员乃至领导并不愿意制造这种文件。

口述史是解决这个问题的途径之一。这种方法近几年有复兴的迹象。但口述史也不无争议，开展口述史项目需要很多知识、经验、时间和精力。并且问题是：谁有资格进行访问呢?因为口述史具有很强的专业性。例如，西班牙和其他国家外交部的档案人员曾经访问过一些老外交家来收集欧洲合并过程的信息。这表明在有些情况下有必要让本单位的档案人员来做访问，利于被访问者建立信任和信心。但现代史、政治和其他社会学的专家在这方面更有技巧和经验。因此，理想的模式应是档案工作者与学者们合作完成。

档案人员的工作重点应集中在形成者生成的文件上。口述史只是填补现有档案“黑洞”的补充资料。但由于现实原因，它只能涉及一些战略信息，这些信息对理解档案内容与形成者活动非常必要。

专业化的档案工作者

需要强调的是，以上我描述的并不是一种全新职业的特征。我们的原有职责——保存历史遗产、传承文明，并未改变。因此，我们现在看到的是档案工作者角色和专业范围的扩展。我认为，档案工作者已无法单独承担本专业的所有职责和义务。在国家档案馆这种大机构，档案人员已经有分工。而在小档案馆，档案人员则要承担绝大多数的专业职责。专业化分工对于档案工作者角色的发展是利还是弊?档案工作者的教育和培训应怎样进行呢?

我个人认为，应对档案工作者进行全方位教育，使其能应付本专业的任何问题。由于专业的发展越来越复杂，对人员素质的要求也越来越高，档案人员应具备大学学历。档案学的教师也应具备专业经历。今天大多数承担教学任务的就是专业人员，将专业实践与教学相结合是件好事。但我更希望档案学教育能够独立发展。

我们必须牢记，档案工作是一项实践性的专业。要想成为一名合格的档案工作者，必须具备实践经验。我认为，他应在各种不同的档案机构、政府部门和公司中接受一段时期的基础培训。这种广泛的培训是他接受正规教育的必要补充。丰富的实践经验也有利于化解不同类型档案工作者之间的冲突和紧张。当他正式开始职业生涯时，可以再选择自己的专攻领域。

由于档案专业的拓展，我们不可能将所有知识向学生传授，因此必须选择重点。我认为，这种重点应由档案学教师与档案机构的代表共同商讨，因为后者才是档案人员的雇主。但由于不同的雇主有不同的兴趣，因此最终的决定权还是掌握在档案学教师手中。当然他们提供的教育必须满足人才市场的需要。这一点虽然是不言而喻的，但并不是常常受到重视。

档案学

档案学发展成为一门大学学科与档案专业的发展是相辅相成的。20世纪90年代是档案学飞速发展的时期，我们需要科学的方法才能解决当前的困难。什么是档案文件?如何确认其真实性?如何保证电子文件的长期可用性?这些问题都必须科学地作出回答。

因此，具备档案学知识是档案工作者从事工作的基础，甚至是先决条件。但是还应指出，档案学的研究范围并不是仅限于发展方法论来服务于档案部门。档案学应超越这个范围。

历史学

谈到档案学，就必须提及它与其他学科的关系。起初人们认为档案学和历史学的关联不言而喻，有些人甚至将档案学定性为历史学的辅助学科。现在我们应该摒弃这些旧的联系。用信息学取而代之。不可否认，过去档案学和历史学的联系过于紧密，太占主导地位。而今天档案学与信息科学的联系后来居上。但是请大家不要再犯同样的错误。我们必须明确重申：档案学是一门独立的学科。

断绝与历史学的联系也存在风险。档案工作者的专业与时间概念密不可分：我们为今天的利用者保存昨天的档案;我们保存今天产生的信息，为现在和未来的利用者服务。这一使命需要深刻理解时间概念及其对档案利用的影响。因此，历史学必须成为档案工作者基础教育的内容。我们并不需要记住国王的姓名和在位年代，而是形成一种历史观。档案学和历史学具有功能联系，但这种联系不同于今天的这种关系。过去，档案馆的负责人一般都出自历史学家。我希望在不久的将来，档案馆馆长能从档案学的博士和教授中选出。

利用者

保存档案的最终目标是提供利用。知识社会的一个重要特征就是它所创造和消费的信息都是以利用者为中心的。对于老一代档案工作者而言，历史学和相关学科的研究者是档案惟一和天然的利用者。如今法律明确地规定档案是每一位公民的财产。档案的利用者就不仅仅是宗谱学者和其他业余研究者。档案是一种财富，不仅能提供基本的事实，使得我们可以行使自己的民主权利，监督当局的所作所为，而且能根据事实对社会热点问题采取正确的立场。各种各样的人，从政党到权力集团和广告商，都试图用多少有失偏颇的信息来说服我们。你会在档案中找到事实，用之来作出决定，选择自己的道路。公共管理部门的日益公开强化了这种发展趋势。如前所述，如今档案工作者的角色变得越来越重要，因为他们掌握着推进民主社会运转的重要工具——透明度。

目前，档案工作者有义务向潜在利用者介绍档案。当今社会另一种典型现象——削减公共预算，也迫使我们必须宣传自己。如果档案部门想获得足够的经费，就需要塑造自己的形象。我们已借助现代技术提供利用来改善自己的形象，但我们还有许多工作要做。我们的职责不仅仅是为上门的利用者服务，所有档案工作者和档案学教师都有义务宣传档案。我们甚至可以采用市场运作的方式来进行。

这是一个有待充分开发的领域。我们需要对档案利用者做深入的调查。谁是利用者?他们的需求和喜好是什么?这种调查在图书界做过，但档案界尚未涉足。提供档案利用的方式有哪些?怎样为现有利用者提供更好的服务，又如何吸引新的利用者?显然，我们需要与其他领域的用户合作来开展这项研究。

欧洲委员会不久前制定了一个终身学习计划，即在当今社会继续教育对发展专业技能和促使公民积极参与社会十分必要。它明确提出继续教育是知识社会发展的必要组成部分。再教育和利用信息的能力对个人职业的发展以及成为积极的公民都非常重要。欧洲委员会为这个方案还专门直观地描述了当今社会的发展现状。虽然该委员会没有直接提及档案，但这个计划的前景向档案工作者提出了新的挑战，无疑会对档案专业的发展产生影响。

结论

当今社会档案工作者的角色无疑正在转变，但它并未变成一个全新的角色。旧有的职责仍将继续，我们将一如既往地保管着古老的文化遗产。档案工作者将以更广泛和积极的姿态介入社会的其他方面。当你环顾知识社会的其他群体，你将发现许多团体都在以各种方式展示它们的存在。有这么一种说法：“存在即被感知——只有你看到才是存在的，而你看不到的就不存在”。说得残酷一点，连档案工作者也不得不提高自己的声音来让别人听见。但这是当今档案工作者新角色的重要表现。

提高我们声音的方法之一是，让档案工作者接受适当的教育和培训，使他们能说服和教导本单位的其他人。另一种方法是使各国档案工作者联合起来发出自己更高的声音。全球档案工作者可团结起来建立自己的网络。因为只有团结起来发出一致的呼声，我们才能让其他人倾听我们的意见，赢得应有的理解和尊重。但我认为这样还远远不够。只有赢得理解和尊重，我们才能从与其他相关团体的合作中受益。图书界已成功地作出了榜样。我想我们也要游说其它团体以谋求合作，但同时要致力于宣传自己，突出我们与其他专业的不同。

在知识社会，我们档案工作者有新的角色。首先，我们必须确定新角色到底是什么。然后，我们必须向全世界证明自己的能力，因为在知识社会，档案专业应发挥至关重要的作用。